Audits

A Vallis nous sommes très fiers de notre processus d’audit, ceci peut inclure des audits spécifiques pour nos clients sur une base ponctuelle ou renouvelable, ou sinon des audits sur nos propres opérations à travers d’un processus d’audit interne. Les audits peuvent être ciblés purement sur des vérifications numériques de quantités de stocks ou ils peuvent être élargis pour déterminer l’efficience et l’efficacité des processus, procédures et systèmes.

Nos audits seront toujours soutenus par des rapports complets accompagnés d’évidence photographique. Nous assurons de fournir de l’information vérifiable aux décideurs qui peuvent agir avec confiance en sachant que l’information reçue est mise à jour et exact et permet le control correct du stock et des procédures. Grace a une bibliothèque complète de questionnaires d’audit et de contrôles de procédures, nous nous assurons qu’aucun détail a était négligé.

Notre processus étape par étape

Planification des audits

Les audits réussis doivent être planifiés pour s’assurer que toutes les informations pertinentes sont disponibles, les localisations ont été identifiées correctement et que le temps nécessaire a était alloué à chaque activité à entreprendre. Vallis planifient les audits en:

Examinant les rapports d’audits antérieurs et les chiffres ou processus actuels concernant les stocks.
Assurant la liaison avec l’équipe du client si nécessaire.
Identifiant l’équipement spécialisé et les éléments physiques nécessaires.
Faisant une comparaison de contrôle des documents.
Formulant et chiffrant les plans d’audit.

Effectuer l’audit

Vallis effectue souvent des audits à l’improviste qui nous permet d’avoir une image « en l’état » de l’activité en question.

Nos audits sont rigoureux, détaillés et entièrement documentés à l’aide de fiches de contrôle, des photos et d’autre types de media.
Des entretiens d’audits avec le personnel sont menées.
Les certificats d’aptitude des appareils seront vérifiés pour s’assurer qu’ils sont à jour et conformes aux réglementations locales.
Les procédures de pont bascule seront examinées et revues.

Dossiers Photographiques

Un dossier photographique est une partie essentielle de la vérification fournie par un audit effectué par Vallis.

Vallis utilise également un vidéo si nécessaire pour rapporter la vérification de l’activité observée au cours d’un audit.
La photographie est souvent la méthode la plus rapide et efficace pour recueillir des preuves à partir de documents ou d’affichages du système observé.

La documentation de référence croisée

Un élément essentiel de toute vérification est de s’assurer que la preuve documentaire de l’activité et les niveaux de stocks appui ce qui est physiquement observé.

Vallis s’assure que les documents sont cohérents, authentiques et correspondent de façon appropriée lorsqu’ils sont croisés entre eux.

L’établissement de stockage : Adapté à l’usage

Comme les stocks de produits de base font souvent l’objet de nos audits, les unités de stockages doivent être vérifiés pour assurer qu’ils sont adaptés à l’usage.

Les unités de stockage varieront mais elles comprennent habituellement un entrepôt, un réservoir de stockage de liquides ou un silo de produits agricoles.
Ces unités de stockage contiennent fréquemment un comptage automatisé des stocks, des systèmes de pesage ou de mesure qui seront vérifiés comme étant certifié pour l’utilisation pendant l’audit.

Rapport d’audit

Vallis consolidera et rédigera un rapport d’audit avec un paquet de preuve complet, accompagné de photos et de diagrammes.

Le rapport ne fournira non seulement un instantanée des niveaux de stocks et du statut de système au moment de l’audit, mais surtout, fournira un dossier qui peut être ajouter à la piste de l’audit.
Les rapports d’audit contiendront de manière fréquente les recommandations et solutions potentielles aux problèmes rencontrés au cours de la vérification. Fournir une base solide sur laquelle fonder des leçons identifiées, et au fils de temps, des leçons appris.